Cumplir con la ley es un deber, pero algunas empresas van más allá e integran unos principios éticos y de conducta que se plasman en los planes de compliance, que garantizam el cumplimiento de estos compromisos con implicaciones en la privacidad, el área laboral o en la prevención de riesgos penales. Hemos hablado con Francisco Bonatti, secretario de la junta directiva de Asociación Española de Compliance (ASCOM), abogado y consultor con más de 35 años de ejercicio, que cree que las administraciones de fincas que den este paso pueden mejorar su posicionamiento de cara a las comunidades de propietarios.
Ilier Navarro, Directora de Comunicación CGCAFE
Para dejarlo claro desde un principio, ¿qué es el compliance?
Es un término que va un poquito más allá de cumplimiento normativo. No solo abarca el cumplir la ley, que es algo que todos tenemos que hacer, sino que también conlleva cumplir aquellos compromisos que la organización asume frente a la sociedad en cuanto a sus valores, su ética y su conducta. El compliance asegura que la organización cumple con sus obligaciones legales y también con las que se autoimpone y que intenta hacerlo con la máxima eficacia posible. Por eso, este término no se traduce, porque tiene unos matices propios. Es lo que ocurre, por ejemplo, con el término marketing, que no se acaba de traducir porque tiene una riqueza de contenido que no se puede traducir.
¿Qué implicaciones tiene para los administradores de fincas en sus despachos?
El despacho de un administrador de fincas, como cualquier otra empresa, tendrá obligaciones transversales en función de su tamaño y su complejidad. Por ejemplo, la aplicación de la Ley de protección al informante u otro tipo de normativas parecidas. Cuando tienen cierto tamaño, deben cumplir con esa ley. Luego, por su actividad, es cierto que los administradores de fincas son profesionales que tienen un fuerte compromiso con sus clientes porque, en primer lugar, son muchas veces gestores de su dinero y, aun en pequeñas organizaciones, contar con unos elementos de compliance que regulen su forma de trabajar y que transmitan a sus clientes que están esos elementos de regulación interna que aseguran un compromiso con la ley y con unos valores, puede ayudar a los administradores de fincas a generar muchísima confianza. La transparencia en la gestión de fondos, en la contratación de proveedores, el evitar ciertas prácticas que podrían imputarse a conflictos de intereses o corrupción, la solvencia técnica y profesional que debe tener un administrador de fincas que, muchas veces, no se conoce y no se valora lo suficiente, son elementos que en un sistema de compliance, incluso en organizaciones muy pequeñas, son muy útiles.
¿En qué áreas hay que centrar el foco?
Hay elementos importantes en prevención de blanqueo capitales y financiación del terrorismo, sobre todo cuando los administradores intervienen en actividades en las que puede haber transferencia de patrimonio, o bien en arrendamientos o en mandatos de los propietarios en según qué tipo de actividades. También la prevención del incumplimiento de la normativa europea sobre sanciones financieras internacionales. Son aspectos que los administradores de fincas deben tener cada vez más presentes porque ya se han producido incidencias. Otro tema fundamental es la protección de datos, la privacidad y la confidencialidad. Hay situaciones que se dan en todas las comunidades de propietarios, por ejemplo, que acuden a las oficinas a pedir según qué tipo de información, a comentar según qué tipo de cuestiones, y ahí hay un elemento de privacidad relevante. Es un tema clave para ellos, sobre todo en el trato personal, en el trato diario.
¿Y en el área laboral?
Los temas de prevención y salud en el trabajo son muy importantes, no solo en el ámbito de la oficina, sino en el cuidado que deben tener también frente a los contratistas y subcontratistas que trabajan en las comunidades, que tengan bien asegurados sus planes de prevención y salud para que no se produzcan incidentes con consecuencias legales o reputacionales importantes para el administrador. Esto tiene mucho que ver con la diligencia debida o con la aplicación de procedimientos en la selección de proveedores, la falta de contratación de sus trabajadores, la falta de cotización en la Seguridad Social. Muchos de estos aspectos impactan en la responsabilidad penal como persona jurídica, pero también puede tenerlo en los propios profesionales, porque hay muchas administraciones que son personas individuales. En primer lugar, hay una responsabilidad reputacional; en segundo, una administrativa, porque te puede sancionar la Agencia Española de Protección de Datos, las autoridades de blanqueo, fiscales o de otro tipo. Y, por último, puede surgir esa responsabilidad penal.
En el uso de la IA, ¿cuáles son los riesgos?
Hay dos capas: la digitalización y la inteligencia artificial, que son imprescindibles. En profesionales con estructuras reducidas, puede ser extraordinariamente útil, nos pueden ayudar a dar muchísimo valor a nuestro trabajo y a nuestros clientes. Básicamente hay dos grandes bloques de riesgos. En primer lugar, la ciberseguridad. Esto es un drama, con unos niveles de hacking, de phishing, de penetración realmente escandalosos por la eficacia de los delincuentes para filtrarse. Hay que tener muchísimo cuidado, el proyecto tiene que estar bien definido en cuanto a ciberseguridad. En segundo lugar, los procesos. La oficina del administrador de fincas debe definir bien sus procesos para que la ciberseguridad y la protección de datos estén alineadas con una gestión correcta. Por otro lado, está la parte ética o de compliance que es cómo utilizamos estas herramientas. Eso sobre todo ha impactado en estas pequeñas organizaciones con el uso de la inteligencia artificial. Hay multitud de herramientas muy útiles, pero se tienen que introducir mediante un análisis de cada una de ellas, los riesgos que generan, las ventajas que nos aportan y, sobre todo, sabiendo cómo la integramos en estos procesos que hemos definido para que el uso sea el adecuado y que podamos justificar que cumple la normativa que tenemos que aplicar. No solamente que cumpla la ley, sino que dé a nuestros clientes esa tranquilidad que esperan de la gestión de sus datos y de su patrimonio.
¿Cómo elegir a un partner adecuado en compliance?
Exactamente igual que con cualquier otro proveedor. El compliance es un traje a medida y hay que informarse: no podremos elegir un partner si previamente no hemos hecho un mínimo esfuerzo por entender qué es el compliance y qué es lo que necesita nuestra organización. En esto los colegios profesionales son fundamentales, es muy raro que no hagan formaciones o charlas sobra estas novedades. Hay que hacerse una foto inicial, es fundamental: que vayan a sus colegios y se informen en general y luego, cuando tienes una idea de lo que necesitas, hay que ver que sea un profesional que acredite experiencia. El que mejor comunica no es siempre el que mejor lo hace y el que mejor lo hace a veces no comunica bien. Sobre todo, que tengan experiencia en nuestro sector. También seleccionar como mínimo dos o tres y hacer una entrevista con ellos, explicarles el proyecto, ver qué propuestas te hacen y en función de estas propuestas pues tomar la decisión. A veces lo barato sale caro y suele ser un error en el ámbito de las actividades profesionales escoger por el precio porque acaba generando problemas y tener que resolver proyectos mal desarrollados que multiplican el coste. El precio se debe incluir en una tercera etapa, una vez tienes dos tres ofertas de similares características de perfiles profesionales adecuados, y el tiempo que tardarán en desarrollarlo.